La Gestión del Cambio: Cuatro pasos para lidiar con la resistencia.

El martes por la mañana, en la reunión semanal de gerencia, el director general anunció que la empresa compraría un nuevo software de gestión de datos, el cual se empezaría a utilizar dentro de un mes. El equipo de ventas tenía que tomar una capacitación para aprender a usar el nuevo programa, y para esto vendría un consultor de la empresa proveedora.

Eugenio, un supervisor de ventas con más de 15 años en la empresa, era muy bueno en su trabajo. Sus resultados siempre estaban por encima del promedio y superaba normalmente las proyecciones de ventas de su línea de productos. Eugenio era bueno llevando el control de los datos de sus clientes en formularios manuales y llevaba un portafolio con toda la información.

Sin embargo, el sistema manual utilizado por Eugenio y otros vendedores, no se adaptaba a la estrategia de modernización de los procesos que se estaba llevando a cabo. Para tener los informes de ventas y los datos requeridos para los controles, se requería mucho tiempo en tabular la información. Todos los vendedores se quedaron callados ante el anuncio del director y se resignaron a aceptar lo que venía, pero Eugenio levantó la mano:

-Creo que lo que la forma en la que hemos estado trabajando ha funcionado muy bien. No entiendo por qué debemos empezar a usar un programa de computadora. -Preguntó Eugenio.

-Esta es una decisión de la dirección corporativa. Lo que se quiere es modernizar los procesos. Nosotros tenemos que aceptar las directrices de arriba y ejecutar el plan. -Respondió el director.

La reunión terminó y Eugenio empezó a comentar el tema con sus compañeros. En poco tiempo todos estuvieron de acuerdo con él y tomaron una actitud negativa ante el cambio que se había anunciado. Esto provocó que el proceso de capacitación se tornara difícil y más largo. Al mismo tiempo las ventas bajaron porque los vendedores estaban concentrados en demostrar que el software no hacia falta y poner todas las trabas posibles para que no se implementara.

Uno de los retos más importantes como gerente es gestionar el cambio de manera efectiva. Dada la naturaleza de los seres humanos, solemos tener miedo a lo desconocido y a no abandonar fácilmente aquello que hemos estado haciendo durante años. Como gerente, hay que aprender a tratar con los cambios dentro de las organizaciones, tanto desde la perspectiva propia, como desde el punto de vista de los miembros del equipo. Muchas veces el mismo gerente pondrá resistencia a los cambios, y este es un mal comienzo para transmitirlo al equipo.

A continuación, tenemos cuatro pasos que le ayudarán a lidiar de manera más efectiva con los cambios:

1. Explique por qué es necesario el cambio:

El primer error que cometió el director general al anunciar que se implementaría un nuevo programa informático, fue que únicamente dijo lo que se haría, pero no dijo por qué se haría.

En la administración moderna, se entiende ya que los empleados no son maquinas que obedecen a algoritmos sin hacer preguntas. Por el contrario, los mejores empleados tienden a cuestionar las decisiones y preguntar el por qué de las cosas. Necesitan saber el propósito de las acciones para aplicar sus talentos de una manera más eficiente y obtener mejores resultados. Si el cambio se propone y se lanza de manera unilateral y sin dar explicaciones, el equipo se verá en menor disposición de colaborar.

2. Comunique una visión motivadora.

La motivación no forma parte de la receta de gestión de talento en muchas empresas. En muchos casos, los gerentes y directores entienden que la gente debe hacer su trabajo porque para eso se les paga. Esto es un gran error. No todo el mundo se motiva de la misma forma. Además, está demostrado que el salario no es un motivador per se, aunque la falta de este sí que es un desmotivador potente.

Entonces, después de explicar las razones por las que el cambio representa un avance en la compañía, los miembros del equipo necesitan una razón para moverse. Y así como no todo el mundo se motiva de la misma manera, hay que tomar en cuenta que la resistencia a los cambios es también subjetiva. Lo que para uno puede resultar tedioso, es posible que para otro sea algo muy bueno. Así pues, el gerente debe ser capaz de ser un motor dentro del equipo que impulse la aceptación y mantenga al equipo motivado para que la transición sea lo menos accidentada posible.

3. Formule un plan de cambio:

La planificación no garantiza el éxito, pero tener un plan nos da siempre una hoja de ruta y una manera de hacer mediciones pertinentes para saber como van las cosas. No se debe empezar a implementar un cambio de la noche a la mañana sin considerar la situación general de la empresa, la manera en la que puede afectar al equipo de trabajo que, por ende, afectará a la organización.

Lo recomendable es dividir el proceso en diferentes fases, definir el objetivo general del proceso y los objetivos de cada fase, saber quienes son los involucrados y comunicarles su rol dentro del plan. De esta forma, los miembros del equipo se sentirán involucrados en la toma de decisiones y les será más fácil colaborar en el logro de los objetivos.

4. Ejecute el plan y aprenda:

La ejecución del plan debe ir acompañada de un seguimiento cercano del desarrollo de cada fase. Evalué como reaccionan cada uno de los miembros de su equipo. Tome nota de la manera en la que avanza cada uno y haga de los que tienen mayor capacidad de adaptación sus aliados en el proceso. Esto le ayudará para poder lograr involucrar a los más resistentes.

Algunos cambios organizaciones implican la perdida de empleos, especialmente cuando se trata de fusiones o de cambios estructurales. Siempre hay que tener en cuenta el sigilo profesional. Sin embargo, hay que mantener el equilibrio entre el sigilo y la comunicación para evitar impactos sorpresivos en los equipos de trabajo.

No se puede pensar que se puede eliminar la resistencia al cambio en todo el equipo de trabajo, eso sería imprudente. Como dijimos antes, la gente se resiste al cambio por naturaleza. Si trata y logra reducir esa resistencia, entonces habrá obtenido un logro importante.